Mit KI im Arbeitsalltag Zeit sparen

VIELE BETRIEBE UND UNTERNEHMEN BESCHÄFTIGEN SICH MIT KI. WO SOLLTE MAN ANFANGEN?

Torsten Sämann: Am besten nicht mit einem großen KI-Projekt, sondern mit einer einzelnen Aufgabe, die im Arbeitsalltag regelmäßig Zeit kostet. Das kann zum Beispiel eine lange E-Mail sein, die zusammengefasst werden soll, ein umfangreiches Merkblatt, aus dem man eine Checkliste benötigt, oder mehrere Marktberichte, die miteinander verglichen werden sollen.

Entscheidend ist, einen überschaubaren Anwendungsfall zu wählen. So lässt sich relativ schnell ausprobieren, wo KI tatsächlich entlasten kann. Wenn sich ein Arbeitsauftrag bewährt, kann man ihn anschließend als Vorlage speichern und für ähnliche Aufgaben wiederverwenden.

WELCHE AUFGABEN EIGNEN SICH BESONDERS GUT FÜR DEN EINSTIEG?

Torsten Sämann: Vor allem Tätigkeiten, bei denen Informationen sortiert, zusammengefasst, verglichen oder für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden müssen. 3 Bereiche bieten sich besonders an:

Dabei geht es nicht darum, eine Aufgabe vollständig an die KI abzugeben. Sie kann vielmehr einen ersten Arbeitsschritt übernehmen und eine Grundlage schaffen, mit der anschließend schneller weitergearbeitet werden kann.

WIE KANN KI KONKRET BEI DOKUMENTATIONEN UNTERSTÜTZEN?

Torsten Sämann: Viele Informationen liegen bereits vor – beispielsweise in Notizen, E-Mails, Merkblättern oder früheren Unterlagen. Sie müssen aber häufig noch geordnet, zusammengefasst oder verständlich formuliert werden.

In einem landwirtschaftlichen Betrieb können das beispielsweise Förderanträge, Nachweise oder andere betriebliche Dokumentationen sein. In einem Unternehmen der Ernährungswirtschaft können vergleichbare Aufgaben bei Qualitätsunterlagen, internen Prozessbeschreibungen oder der Aufbereitung umfangreicher Anforderungen entstehen.

Eine KI kann hier zum Beispiel:

• längere Vorgaben zusammenfassen,

• aus Anforderungen eine Checkliste erstellen,

• Notizen in einen strukturierten Text umwandeln,

• Arbeitsanweisungen verständlicher formulieren,

• fehlende Angaben oder offene Punkte markieren.

Ein möglicher Arbeitsauftrag könnte lauten: „Fasse diese Anforderungen zusammen. Erstelle daraus eine Checkliste mit benötigten Unterlagen, Fristen und offenen Punkten.“

Das Ergebnis ist noch kein fertiges Dokument. Es kann aber dabei helfen, schneller einen Überblick zu bekommen und die weitere Bearbeitung vorzubereiten.

WORAUF KOMMT ES BEI EINEM GUTEN ARBEITSAUFTRAG AN EINE KI AN?

Torsten Sämann: Je genauer der Auftrag formuliert ist, desto besser kann die KI unterstützen. Eine allgemeine Anweisung wie „Fasse das zusammen“ lässt viel Interpretationsspielraum. Hilfreicher wäre beispielsweise:

„Fasse die drei wichtigsten Aussagen zusammen. Liste anschließend offene Fragen und genannte Fristen auf.“

Damit ist klarer definiert, welches Ergebnis benötigt wird. Gute Arbeitsaufträge können anschließend gespeichert und bei vergleichbaren Aufgaben erneut verwendet werden. Das ist besonders praktisch bei Tätigkeiten, die regelmäßig in ähnlicher Form anfallen.

KANN KI AUCH BEI MARKT- UND PREISRECHERCHEN UNTERSTÜTZEN?

Torsten Sämann: Ja. Gerade bei einer ersten Recherche kann KI dabei helfen, Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzutragen und zu strukturieren. Für landwirtschaftliche Betriebe können beispielsweise Preise für Düngemittel, Diesel oder Futtermittel relevant sein. In der Ernährungswirtschaft stehen je nach Unternehmen etwa Rohstoff-, Energie- oder Beschaffungspreise im Fokus. Hinzu kommen zahlreiche Informationsquellen: von Marktberichten und Verbänden bis zu Fachmedien und Nachrichten.

Ein konkreter Arbeitsauftrag aus der Landwirtschaft könnte beispielsweise lauten:

„Recherchiere aktuelle Quellen zur Entwicklung der Betriebsmittelpreise in Sachsen. Nenne 5 zentrale Preistreiber, 3 plausible Szenarien für die kommenden 12 bis 24 Monate und mögliche Maßnahmen für einen Betrieb mit 250 Milchkühen und 350 Hektar Weidefläche. Zitiere jede Kernaussage mit einer Quelle.“

Das Prinzip lässt sich auf andere Fragestellungen übertragen: Welcher Markt soll betrachtet werden? Welche Faktoren sind besonders relevant? Welcher Zeitraum interessiert? Und welche Quellen sollen berücksichtigt werden?

So kann KI beispielsweise dabei helfen, zentrale Preistreiber herauszuarbeiten, unterschiedliche Einschätzungen gegenüberzustellen oder Fragen für das nächste Einkaufs- oder Lieferantengespräch vorzubereiten.

KANN MAN SICH AUF SOLCHE RECHERCHEERGEBNISSE VERLASSEN?

Torsten Sämann: KI eignet sich sehr gut, um eine Recherche vorzubereiten und unterschiedliche Informationen schnell zu strukturieren. Für eine verlässliche Nutzung sollten die genannten Quellen validiert und zentrale Aussagen oder Zitate stichprobenartig mit den Originalquellen abgeglichen werden.

Bei aktuellen Preisen, Marktentwicklungen und Prognosen ist es außerdem sinnvoll, auf Veröffentlichungsdatum und Kontext zu achten. So kann KI eine wertvolle Grundlage für die weitere fachliche Bewertung liefern. Die konkrete Entscheidung bleibt dabei beim Menschen.

EIN WEITERER ANWENDUNGSFALL SIND WIEDERKEHRENDE BÜROAUFGABEN. WAS IST DAMIT KONKRET GEMEINT?

Torsten Sämann: Viele administrative Aufgaben sind für sich genommen nicht besonders kompliziert, müssen aber immer wieder erledigt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

Solche Abläufe lassen sich mit digitalen Automatisierungen unterstützen.

Vereinfacht könnte ein Prozess so aussehen:

1. Eine E-Mail geht ein.

2. Inhalt und Anhänge werden ausgelesen.

3. Bestimmte Begriffe oder Informationen werden erkannt.

4. Die Nachricht wird einer Kategorie zugeordnet.

5. Ein definierter Folgeprozess wird angestoßen.

Ein eingehendes Angebot könnte beispielsweise automatisch der entsprechenden Kategorie zugeordnet werden. Eine Rechnung könnte zur Prüfung markiert und mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Das Prinzip funktioniert unabhängig davon, ob es sich um einen landwirtschaftlichen Betrieb, einen Verarbeitungsbetrieb oder ein anderes Unternehmen der Ernährungswirtschaft handelt.

SOLLTE MAN SOLCHE ABLÄUFE VOLLSTÄNDIG AUTOMATISIEREN?

Torsten Sämann: Für den Einstieg eignen sich vor allem einfache und klar begrenzte Prozesse. Bevor eine Automatisierung dauerhaft eingesetzt wird, sollte sie getestet und anschließend regelmäßig kontrolliert werden. Besonders bei Rechnungen, Verträgen oder wichtigen Fristen ist eine zusätzliche Prüfung sinnvoll. Auch hier gilt deshalb: Die Technik kann bei Vorbereitung und Organisation unterstützen, die Kontrolle bleibt beim Menschen.

WAS SOLLTEN UNTERNEHMEN UND BETRIEBE BEIM DATENSCHUTZ BEACHTEN?

Torsten Sämann: Vertrauliche Daten sollten nicht ungeprüft in öffentlich verfügbare KI-Anwendungen eingegeben werden. Besonders sensibel sind beispielsweise:

• personenbezogene Daten,

• Bank- und Zahlungsinformationen,

• Vertragsunterlagen,

• vertrauliche Kunden- und Lieferantendaten,

• sensible Betriebs- und Unternehmenskennzahlen.

Für die betriebliche Nutzung sollten deshalb freigegebene und vom Datenschutzbeauftragten geprüfte freigegebene Anwendungen verwendet werden. Außerdem sollten KI-Ergebnisse grundsätzlich geprüft werden, bevor sie verschickt, eingereicht oder als Grundlage für eine Entscheidung genutzt werden.

WAS IST DEIN WICHTIGSTER RAT FÜR BETRIEBE UND UNTERNEHMEN, DIE KI AUSPROBIEREN MÖCHTEN?

Torsten Sämann: Mit einer kleinen, klar begrenzten Aufgabe anfangen. KI muss nicht sofort den gesamten Arbeitsalltag verändern. Besonders sinnvoll ist sie zunächst dort, wo Informationen regelmäßig sortiert, zusammengefasst, verglichen oder vorbereitet werden müssen. Wer einen solchen Anwendungsfall auswählt, einen möglichst konkreten Arbeitsauftrag formuliert und die Ergebnisse konsequent kontrolliert, kann schnell herausfinden, wo KI im eigenen Betrieb oder Unternehmen tatsächlich Zeit spart. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, die Vorbereitung kann KI aber deutlich erleichtern.

Interview mit Torsten Sämann, AI Transformation Officer der DKB, geführt am 18.08.2026